Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả và chuyên nghiệp

Vì sao nên quản lý hồ sơ nhân sự?

Việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự là bắt buộc theo yêu cầu của Luật Lao Động Việt Nam. Tất cả các công ty, doanh nghiệp đều phải tuân thủ nguyên tắc này. Trong đó, bộ phận hành chính đảm nhận trách nhiệm ghi lại toàn bộ thông tin cá nhân có liên quan trực tiếp đến người lao động thuộc doanh 

Về phạm vi, hồ sơ nhân sự bao gồm các thông tin như: sơ yếu lý lịch, bằng cấp chứng chỉ, hợp đồng lao động, quá trình làm việc, quan hệ nhân thân và người phụ thuộc, phép, bảo hiểm xã hội,… Đây là những thông tin được sử dụng liên tục trong những nhu cầu khai thác khác nhau. Quản lý hồ sơ nhân sự luôn là bài toán đầu tiên các doanh nghiệp cần quan tâm và đưa ra giải pháp hiệu quả. Vì:

• Quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ giúp bạn quản lý tốt nhân sự, góp phần vào việc phát triển công ty.
• Giải quyết những vấn đề liên quan tới người lao động nếu không may xảy ra bất trắc.
• Căn cứ đưa ra những chiến lược nguồn lực như đào tạo, phát triển, mở rộng, điều chuyển, bổ nhiệm,…
• Tùy từng loại dữ liệu mà thời gian quản lý có thể khác nhau, ngắn hạn hay dài hạn hoặc lưu trữ vĩnh viễn cho nhiều mục đích. năng cần có

Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự cần biết

Mục đích của việc lưu trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp là nhằm sử dụng trong các đợt thanh kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hồ sơ này còn trực tiếp liên quan đến việc tính lương cho người lao động, khi cần sẽ được trình lên cơ quan thuế phục vụ việc kiểm tra.

Mỗi công ty với tính chất công việc và quy mô sẽ có sự khác biệt về hồ sơ nhân sự. Theo đó, hồ sơ sẽ được phân chia thành nhiều loại khác nhau bao gồm: Hợp đồng lao động, quy chế trả lương thưởng, loại trả lương,… Đó là lý do mà doanh nghiệp có cách quản lý hồ sơ nhân sự khác nhau.

Trong suốt quá trình một người lao động làm việc tại doanh nghiệp, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ liên tục và gắn liền với quy trình hoạt động của công ty. Hồ sơ này do bộ phận hành chính – nhân sự tiếp quản từ người lao động.

3 quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự cập nhật mới nhất hiện nay

• Hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp phải được đính kèm với hồ sơ tiền lương khi doanh nghiệp nộp cho cơ quan thuế. Vì thông thường, hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp sẽ do doanh nghiệp lưu trữ và khi có thanh tra thuế đến kiểm tra quyết toán của cơ quan thuế thì lúc này doanh nghiệp mới nộp hồ sơ.
• Và trong quá trình làm việc của người lao động trong công ty, hồ sơ của người lao động sẽ được lưu trữ trong doanh nghiệp và nó cũng gắn liền với toàn bộ quá trình lao động của công ty.
• HSNS được lưu trữ trong doanh nghiệp sẽ bao gồm các yếu tố: Loại hình lao động; nội quy lao động; quy chế trả lương, thưởng, phạt của người lao động; hình thức trả lương của người lao động. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có hình thức quản lý hồ sơ nhân sự giống nhau. Tùy theo quy chế mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những thay đổi trong việc lưu trữ hồ sơ.

Với tầm quan trọng của hồ sơ nhân sự, bên hành chính nhân sự cần là người hiểu rõ nhất mọi yêu cầu về hồ sơ. Đặc biệt lưu ý khi lưu trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp.

Các bước quản lý hồ sơ nhân sự khoa học, hiệu quả

Có 4 bước chính:

• Phân loại hồ sơ nhân sự trước khi lưu trữ
• Chọn địa điểm để lưu trữ hồ sơ
• Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự
• Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên

Phân loại hồ sơ nhân sự trước khi lưu trữ

Để việc quản lý hồ sơ nhân sự được dễ dàng và thuận tiện, cần thực hiện phân loại các hồ sơ. Đây là phương pháp mà các công ty, doanh nghiệp nên áp dụng. Việc phân loại này thường chia thành các loại hồ sơ cơ bản như sau:

• Hồ sơ lý lịch nhân sự
• Hồ sơ bảo hiểm nhân sự
• Hồ sơ công tác

Trong các nhóm hồ sơ cơ bản này, bạn cũng có thể tiếp tục phân loại thành nhóm nhỏ hơn để tiện cho việc lưu trữ, quản lý và tìm kiếm khi cần.

Một kinh nghiệm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả mà bạn có thể áp dụng đó chính là lưu trữ dựa trên mốc thời gian. Với phương pháp này, bạn dễ dàng phân loại hồ sơ thành nhiều nhóm và dễ dàng tìm kiếm khi cần.

Chọn địa điểm để lưu trữ hồ sơ phù hợp

Để quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả và bảo mật, doanh nghiệp có thể chọn lưu trữ ngay tại cơ quan hoặc thuê kho lưu trữ tùy số lượng hồ sơ. Dựa trên ngân sách doanh nghiệp và đặc tính từng loại hình kinh doanh mà bạn chọn cách lưu trữ hồ sơ phù hợp.

Bất kể lưu trữ hồ sơ ở đâu, doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo:

• Thông thoáng, sạch sẽ, không thấm nước
• Không có các loại động vật như chuột, gián, côn trùng,… vì chúng có thể làm hỏng hồ sơ
• Có khả năng lưu trữ hồ sơ trong thời hạn nhiều năm

Tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ nhân sự

Khi bạn đã phân loại hồ sơ cụ thể, bây giờ bạn có thể thiết kế các kho lưu trữ riêng biệt dựa trên các bản mềm. Bản mềm sẽ được lưu bằng file trên máy, cùng với đó thì bản cứng sẽ được lưu trữ khoa học trong kho.

Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên

Để quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cả trên nền tảng excel và bản cứng trong kho, bạn cần thường xuyên kiểm tra và cập nhật. Ngày nay, các doanh nghiệp dần thay thế việc quản lý hồ sơ bằng excel và các loại giấy tờ bằng những phần mềm quản lý, lưu trữ hồ sơ nhân sự.

Việc chọn các phần mềm quản lý giúp đảm bảo dữ liệu không bị mất khi chẳng may gặp các sự cố như cháy, ẩm mốc, thất lạc,… Bên cạnh đó, việc ứng dụng những công nghệ lưu trữ hiện đại còn giúp việc cập nhật dữ liệu mới nhanh chóng, dễ dàng và an toàn. Từ đó hạn chế tối đa tình trạng sai sót, thất thoát trong quá trình lưu trữ.

Phần mềm nhân sự CoffeeHR hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự như thế nào?

6 lợi ích mà phần mềm CoffeeHR mang lại trong việc quản lý hồ sơ nhân sự có thể kể đến đó là:

• Theo dõi hồ sơ nhân sự dễ dàng
• Chấm dứt lỗi nhập kép và cập nhật nhiều lần
• Đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu
• Các tiện ích cảnh báo
• Hệ thống báo cáo
• Khả năng tích hợp hệ thống

Liên hệ ngay với NETALINK để được hỗ trợ tư vấn và DEMO sản phẩm

Để hỗ trợ tư vấn các dịch tại NETALINK
Vui lòng inbox trực tiếp cho chúng tôi qua Zalo OA hoặc quét mã QR Code dưới đây