Quản lý dự án: 4 bước lên kế hoạch dự án hoàn hảo

Nhiều người nghĩ rằng kế hoạch dự án (project planning) giống như lên lịch trình dự án (project schedule). Chính suy nghĩ sai lầm đó đã khiến phần đông mọi người tin rằng kế hoạch dự án bao gồm danh sách nhiệm vụ và những deadline đề ra. Đó chưa phải là tất cả, một kế hoạch dự án cần nhiều hơn thế nữa.

Lập kế hoạch dự án là việc sắp xếp các đầu việc, phân chia nhiệm vụ giữa các bên liên quan trước khi bắt đầu triển khai dự án. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian trong việc phân loại thông tin và xử lý các tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ sau này. Một kế hoạch tốt phải đề ra tất cả các công tác đặt mục tiêu, xác định sản phẩm, chuẩn bị, triển khai, phối hợp và đồng thời đề ra các kế hoạch bổ sung.

Tại sao kế hoạch quản lý dự án lại quan trọng?

Lên kế hoạch quản lý dự án hỗ trợ đắc lực cho quá trình ra quyết định sau này. Kế hoạch cho dự án về cơ bản là bức tranh tổng quát giúp các bên liên quan trong dự án có định hướng chung, đồng thời ngăn chặn nhầm lẫn và có những kế hoạch giải quyết khủng hoảng dự án.

Dưới đây là những lợi ích từ việc lập kế hoạch dự án:

• Xác định các bên chịu trách nhiệm chính
• Đảm bảo dự án được liên kết với mục tiêu kinh doanh
• Thiết lập chi phí, lịch trình và các vấn đề liên quan
• Xác định các tài nguyên cần sử dụng
• Ngăn chặn những rủi ro có thể xảy ra

Kế hoạch quản lý thiết lập mục tiêu chung cho tất cả thành viên trong tổ chức

4 bước lập kế hoạch dự án mọi nhà quản lý cần ghi nhớ

Trước khi soạn thảo ra kế hoạch cụ thể, nhà quản lý cần biết những nhân tố quan trọng cần có trong một bản kế hoạch quản lý dự án. Hay nói cách khác, nhà quản lý cần biết mình phải quản lý những vấn đề gì. Có ba yếu tố chính cần quản lý trong tất cả các dự án, đó là ngân sách , thời gian và hiệu suất công việc .

Hãy tưởng tượng quản lý dự án là mặt trên của một chiếc ghế và ba yếu tố ngân sách, thời gian và hiệu suất là ba chiếc chân có nhiệm vụ giữ cho chiếc ghế đứng vững. Khi một chiếc chân thay đổi kích thước, những chiếc chân còn lại cũng phải thay đổi thuận theo. Ví dụ: Nếu yêu cầu hiệu suất tăng, thời gian và ngân sách phải được tăng theo tỷ lệ thuận nhằm giữ cho dự án cân bằng. Như vậy, cốt lõi của việc lên kế hoạch quản lý dự án là quản lý ba nhân tố ngân sách, lịch trình và hiệu suất sao cho ba nhân tố này hoạt động hài hòa, đảm bảo hiệu quả công việc.

Từ góc độ tổng quan, việc lập kế hoạch quản lý dự án bao gồm 4 bước sau:

1. Project Goal: Xác định mục tiêu của dự án

2. Project Deliverable: Xác định thời gian chuyển giao

3. Project Schedule: Xây dựng lộ trình dự án

4. Supporting Plans: Xây dựng kế hoạch hỗ trợ

Bước 1: Project Goal - Xác định mục tiêu dự án

Sự thành công của một dự án phụ thuộc vào việc dự án đó có làm thỏa mãn mong muốn của những bên liên quan (stakeholders) hay không. Tại bước đầu tiên này, điều quan trọng là các nhà quản lý cần xác định chính xác các bên liên quan là ai và từ đó tìm ra những nhu cầu của họ.

Các bên liên quan có thể là:

• Nhà tài trợ
• Nhóm dự án tạo ra sản phẩm cuối cùng. Họ tham gia vào nhiều khía cạnh quan trọng như phát triển, thiết kế, v.v. nhưng không phê duyệt dự án
• Các end-user
• Các nhà phân tích rủi ro, chuyên gia mua hàng, v.v.

Khi đã biết các bên liên quan là ai, nhà quản lý cần tìm hiểu nhu cầu của họ và từ đó thiết lập ra các mục tiêu. Các cách để có thể khai thác thông tin từ các bên liên quan có thể là tổ chức cuộc họp, gặp gỡ 1-1 hoặc thực hiện các cuộc khảo sát.

Một dự án có thể có nhiều mục tiêu nhưng hãy đảm bảo rằng các mục tiêu tuân theo quy chuẩn SMART (Specific - cụ thể; Measurable - có thể đo lường; Attainable - có thể đạt được; Realistic - thực tế; Timely - có thời gian cụ thể). Sau khi hoàn thành thiết lập mục tiêu, điều cần làm tiếp theo là xác định thời gian chuyển giao..

Bước 2: Project deliverable - Xác định thời gian chuyển giao

Trong quản lý dự án, có những mốc thời gian ghi nhận sự giao nhận/ cung cấp sản phẩm, dịch vụ giữa khách hàng và công ty. Những mốc thời gian này được gọi là Deliverable. Việc chuyển giao sản phẩm có thể được coi là những dự án nhỏ trong dự án lớn.

Sự giao nhận thường cụ thể và có thể đo lường. Đối tượng của sự giao nhận có thể là khách hàng bên ngoài hoặc các bên liên quan trong dự án. Sản phẩm giao nhận cũng rất đa dạng. Đó có thể là phần mềm, tài liệu thiết kế, chương trình đào tạo hoặc các tài sản khác được yêu cầu trong kế hoạch dự án.

Sản phẩm giao nhận có thể vô hình hoặc hữu hình

Để có thể quản lý thời gian chuyển giao hiệu quả, nhà quản lý có thể áp dụng những lời khuyên sau:

• Xác định sản phẩm bàn giao và các yêu cầu của các bên liên quan
• Đảm bảo các yêu cầu đáp ứng mô hình SMART
• Phân chia các sản phẩm bàn giao thành các giai đoạn để có thể theo dõi dễ dàng hơn
• Xác định các số liệu đo lường mức độ chấp nhận của mỗi lần bàn giao (VD: số lượng, chất lượng, tình chất sản phẩm,...). Điều này sẽ giúp tránh những thay đổi trong việc cung cấp sau này
• Xác định rõ thời gian bàn giao và nên gắn thời gian bàn giao với các mốc quan trọng của dự án để đảm bảo theo dõi tốt hơn
• Sử dụng các phần mềm quản lý dự án như Base Wework để theo dõi và quản lý việc phân phối dự án dễ dàng hơn.

Bước 3: Project Schedule - Xác định lộ trình dự án

Các mốc thời gian trong dự án nên có nhiều hơn ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Nhà quản lý cần lên lịch cho từng phần của dự án từ giai đoạn triển khai, giai đoạn phát triển và thậm chí cả những giai đoạn nhỏ ở giữa. Lộ trình càng chi tiết, nhà quản lý càng dễ dàng theo dõi tiến độ của nhóm mình quản lý và đồng thời các bên liên quan cũng có thể chủ động nắm bắt được lộ trình chung.

Lộ trình dự án được tạo lập qua 4 bước:

• Xác định nhiệm vụ cần làm
• Xác định độ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ
• Xác định những tài nguyên cần có để làm nhiệm vụ
• Xác định thời gian hoàn thành

Sau khi có thời gian chuyển giao, nhà quản lý cần liệt kê cụ thể những công việc cần làm để có thể hoàn thành thời gian chuyển giao đúng hạn. Tiếp theo, hãy xác định sự phụ thuộc giữa các công việc nhằm xác định xem công việc nào cần được thực hiện trước tiên. Bằng cách đó, nhà quản lý có thể hoàn thành trước các công việc quan trọng.

Đừng quên xem xét các mức phụ thuộc khác nhau giữa các công việc bởi chúng có thể ảnh hưởng đến ngày bắt đầu và kết thúc của mỗi nhiệm vụ và thậm chí còn có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Những mức quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ có thể kể đến như: Finish-to-start - nhiệm vụ A phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ B bắt đầu - hoặc Start-to-start - nhiệm vụ A phải được bắt đầu trước khi nhiệm vụ B có thể bắt đầu.

Mối quan hệ phổ biến nhất là Finish to Start, ngược lại mối quan hệ ít phổ biến nhất là Start to Finish

Khi các đề mục công việc được sắp xếp hợp lý, nhà quản lý sẽ xác định những tài nguyên cần sử dụng. Điều này thật sự quan trọng vì rất có thể nhiều tài nguyên sẽ được sử dụng song song, gây nên sự xung đột lịch trình. Để giải quyết vấn đề này, hãy xem xét kỹ càng sự sẵn có của tài nguyên và sắp xếp lịch trình sử dụng theo mức độ ưu tiên.

Sau khi đã sắp xếp tài nguyên đối với từng nhiệm vụ, tiếp theo, hãy xác định xem mỗi nhiệm vụ cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành. Thời gian hoàn thành nhiệm vụ có thể tính bằng giờ, ngày, tuần hoặc thậm chí vài tháng tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án.

Có một lỗi quản lý rất phổ biến đó là không tính đủ thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ. Khi trường hợp này xảy ra, tất cả các bên liên quan phải vội vã hoàn thành nhiệm vụ và điều này dẫn đến chất lượng công việc bị giảm sút.

Để có thể lên kế hoạch cho từng đầu việc hiệu quả, nhà quản lý có thể tham khảo những dự án có đầu mục công việc mang đặc điểm tương tự. Bên cạnh đó, những vấn đề sau cũng cần được lưu ý khi lên kế hoạch thời gian cho từng nhiệm vụ:

• Lịch trình cá nhân
• Ngày nghỉ
• Mức độ hữu dụng của từng tài nguyên
• Sự chậm trễ do các vấn đề khác

Bước 4: Supporting plans - Kế hoạch hỗ trợ

Một kế hoạch quản lý dự án tốt không thể thiếu các kế hoạch hỗ trợ cũng như các phương án quản lý rủi ro. Những kế hoạch hỗ trợ có thể là: Kế hoạch nhân sự, Kế hoạch thông báo và Kế hoạch quản trị rủi ro.

Kế hoạch nhân sự

Hãy xác định các cá nhân và tổ chức có vai trò quan trọng trong dự án. Đối với mỗi cá nhân và tổ chức đó, hãy mô tả vai trò và trách nhiệm của họ đối với toàn bộ dự án, sau đó chỉ định số lượng và những cá nhân cụ thể đối với từng nhiệm vụ.

Kế hoạch thông báo

Hãy soạn thảo một văn bản để phổ biến cho các bên liên quan nắm được ai sẽ liên tục được thông báo về tiến độ dự án và cách họ sẽ nhận được thông tin. Cách phổ biến nhất để cập nhật tình hình là tạo báo cáo hàng tuần, hàng tháng, mô tả cách thức thực hiện dự án hay các mốc công việc quan trọng đã đạt được,..

Kế hoạch quản trị rủi ro

Quản lý rủi ro là một phần quan trọng của quản lý dự án, tuy nhiên, kế hoạch này thường bị bỏ qua. Càng dự đoán được nhiều rủi ro cho dự án, nhà quản lý càng có nhiều kế hoạch dự phòng và chuẩn bị tốt cách đối phó khi có tình huống xấu xảy ra.

Dưới đây là một số ví dụ về rủi ro trong các dự án:

• Dự tính sai thời gian và chi phí
• Đánh giá của khách hàng và tốc độ phản hồi chậm
• Ngân sách bị cắt giảm đột ngột
• Không phân định rõ vai trò và trách nhiệm của các bên
• Một trong các bên thay đổi yêu cầu khi dự án đã bắt đầu
• Một trong các bên phát sinh nhu cầu mới sau khi dự án đã bắt đầu
• Giao tiếp không hiệu quả giữa các bên
• Rủi ro liên quan đến tài nguyên

Nhà quản lý có thể theo dõi rủi ro qua các bản ghi chép. Các bản ghi sẽ liệt kê từng rủi ro và những hành động cụ thể cần làm trong trường hợp rủi ro phát sinh. Nhà quản lý nên thường xuyên xem bản ghi chép, thêm mới những rủi ro xảy ra trong vòng đời dự án và cách thức giải quyết. Hãy nhớ rằng rủi ro sẽ không thể biến mất nếu nhà quản lý không có bất kỳ hành động nhằm giải quyết và ngăn chặn. Kết quả là toàn bộ dự án sẽ bị chậm tiến độ hoặc thậm chí thất bại.

4 bước hoàn chỉnh cho project planning

Kết luận

Lập kế hoạch dự án mặc dù không còn là khái niệm quá mới đối với các nhà quản lý, tuy nhiên, làm thế nào để có một bản kế hoạch hiệu quả thì không phải ai cũng biết. Hãy rèn giũa khả năng lên kế hoạch với 4 bước kể trên và đồng thời rèn luyện sự cảm nhận của bản thân với thị trường.

-------------------

NETALINK JSC là công ty chuyên tư vấn và cung cấp các giải pháp chuyển đổi số tổng thể cho doanh nghiệp SMEs và hộ kinh doanh. Với hơn 15 năm kinh nghiệm NETALINK tự tin ứng dụng các giải pháp chuyển đổi số giúp doanh nghiệp cải thiện và phát triển các hoạt động về Sale & Marketing, Nhân sự, Kế toán,... giúp giảm chi phí, tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận.

Để hỗ trợ tư vấn các dịch tại NETALINK
Vui lòng inbox trực tiếp cho chúng tôi qua Zalo OA hoặc quét mã QR Code dưới đây